Autor: Magdalena Sobalska
Główną ustawą regulującą akty stanu
cywilnego jest Ustawa o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 roku, pozycja
1741). Jednak nie jest to jedyna podstawa prawna. Również Rozporządzenie
Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów
dokonywanych wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. z 2015 r.,
pozycja 194).
Akt stanu cywilnego jest to pojedynczy
wpis dokonywany w księdze stanu cywilnego, czyli w rejestrze publicznoprawnym
prowadzonym przez urząd stanu cywilnego w celu rejestracji stanu cywilnego
danych osób, poprzez urzędowe odnotowanie pewnych zdarzeń. W polskim prawie
wyróżniamy trzy rodzaje aktów: akt urodzenia, akt małżeństwa i akt zgonu.
Zgodnie z artykułem 3 wspomnianej wcześniej ustawy o aktach stanu cywilnego,
akty stanu cywilnego stanowią wyłączny dowód zdarzeń w nich stwierdzonych. Nie
da się inaczej, niż poprzez akt, stwierdzić stanu cywilnego konkretnej osoby.
Odzwierciedla on rzeczywisty stan rzeczy. Niezgodność z prawdą może być
udowodniona jedynie w postępowaniu sądowym.
Od roku 2015 rejestracja stanu cywilnego
odbywa się za pośrednictwem rejestru stanu cywilnego. Wszystkie dotychczas
sporządzone akty podlegają przeniesieniu do tego rejestru.
Jeśli zaś mowa o wcześniej stosowanych
księgach stanu cywilnego, akty wpisywane były chronologicznie, jeden pod
drugim, nie pozostawiając pustych stron. Istnieje co do zasady reguła, że jedna
księga obejmuje jeden rok, jednakże możliwe jest zapisywanie księgi aż do
ostatniej strony, ale nie przekraczając pięciu lat. Księgi przechowywane są w
urzędzie stanu cywilnego w którym są sporządzane. Nie można ich wynosić poza
lokal, chyba, że z uzasadnionych ważnych przyczyn. Do archiwum państwowego
przenosi się je po upływie lat 100 od ostatniego aktu.
Wpisu do akt, a więc sporządzenia
odpowiedniego aktu prawnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego. Co do
zasady urząd stanu cywilnego jest właściwy dla miejsca zarejestrowanego
zdarzenia, przy czym małżonkowie mogą wybrać sobie sami urząd w którym wezmą
ślub cywilny i jednocześnie zostanie sporządzony akt małżeństwa.
Akty stanu cywilnego nie są sporządzane
tylko dla obywateli polskich przebywających na terytorium państwa polskiego. Zdarzenie,
które zaszło za granicą i dotyczy obywatela polskiego może oprócz zagranicznego
urzędu być zgłoszona do polskiego konsula. Konsul jest zobowiązany przekazać
taką informację do Rzeczypospolitej Polskiej, a sam akt sporządzany jest w
Urzędzie Stanu Cywilnego Warszawa-Śródmieście.
Nie zawsze jest tak, że przy zgłoszeniu
o wpis do księgo stanu cywilnego taki wpis się uzyska. Pojawiają się sytuacje,
w których zostaje wydana decyzja o odmowie dokonania takiej czynności, przy
czym można złożyć od niej odwołanie do wojewody. W przypadku aktu małżeństwa
nie mamy do czynienia z decyzją o odmowie, a po prostu ze zwykłą odmową, od
której przysługuje wniosek do sądu rejonowego o rozstrzygnięcie zasadności
przesłanek uniemożliwiających małżeństwo.
Nowo narodzone dziecko musi zostać
zarejestrowane w urzędzie stanu cywilnego. Dla takiego dziecka sporządza się
akt urodzenia, który będzie określał jego dane osobowe (imię, nazwisko),
pochodzenie od określonych rodziców. Przez sporządzenie aktu urodzenia, dziecku
nadawany jest numer PESEL, który jest niezbędny dla jego identyfikacji w
rejestrach państwowych. Zgłoszenie urodzenia dziecka dokonuje się w urzędzie
stanu cywilnego właściwym ze względu na miejsce urodzenia dziecka, tj. w
urzędzie stanu cywilnego na obszarze działania, na którym urodziło się dziecko.
Zgłoszenia należy dokonać w określonym terminie. W tym zakresie podane są 2
terminy. Jeden wynosi 21 dni od dnia sporządzenia karty urodzenia. Drugi termin
to 3 dni od dnia sporządzenia karty martwego urodzenia. Warto tutaj nadmienić,
iż karta urodzenia lub odpowiedni karta martwego urodzenia to dokument medyczny
stwierdzający, iż dziecko się urodziło, który wystawił i przekazał podmiot wykonujący
działalność lecznicą, do właściwego urzędu stanu cywilnego. Fakt urodzenia
dziecka zgłasza ojciec albo matka dziecka, o ile posiada pełną zdolność do
czynności prawnych. Wyjątkiem są rodzice, który ukończyli 16 rok życia i
posiadają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W innej sytuacji
rejestracji dokonuje opiekun prawny lub przedstawiciel ustawowy matki dziecka.
Po sporządzeniu aktu urodzenia wydawany jest z urzędu jeden bezpłatny skrócony
odpis aktu urodzenia.
Jeśli chodzi o akt małżeństwa, to zanim
dojdzie do zawarcia małżeństwa należy podjąć czynności przygotowawcze, tzn.
należy przedstawić kierownikowi urzędu stanu cywilnego określone przez przepisy
dokumenty, dające zapewnienie, iż małżeństwo może dojść do skutku. Akt
małżeństwa sporządzany jest na podstawie protokołu przyjęcia oświadczeń o
wstąpieniu w związek małżeński przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego albo
konsulem, który musi być dostarczony do urzędu w terminie nieprzekraczającym 5
dni od zawarcia małżeństwa. Po sporządzeniu aktu małżeństwa wydawany jest jeden
skrócony odpis. Małżeństwo zostaje zawarte, gdy mężczyzna i kobieta
jednocześnie obecni złożą przed kierownikiem stanu cywilnego oświadczenie, że
wstępują w związek małżeński.
Przy akcie zgonu, wyróżnia się katalog
osób, które są uprawnione do zgłoszenia zgonu. Dokonuje tego osoba będąca osobą
najbliższą dla zmarłego. Jednocześnie osoba ta jest osobą uprawnioną do
pochówku. Do tego katalogu można zaliczyć następujące osoby: małżonka, krewnego
zstępnego, krewnego wstępnego, krewnych bocznych do 4 stopnia pokrewieństwa,
powinowatych w linii prostej do 1 stopnia. Możliwe jest także zgłoszenie zgonu
przez pełnomocnika wyżej wymienionych osób, który jest pełnomocnikiem osób
fizycznych zgodnie z art. 33 Kodeksu postępowania administracyjnego. Podane
osoby zgłaszają zgon do kierownika urzędu stanu cywilnego w miejscowości, w
której zgon nastąpił, przedkładając kartę zgonu – dokument medyczny
potwierdzający zgon, który otrzymuje osoba uprawniona do pochówku. Tak jak przy
akcie urodzenia, tak i przy akcie zgonu określone są terminy zgłaszania
zaistniałego stanu faktycznego do urzędu. Zgon osoby należy zgłosić w terminie
3 dni od sporządzenia karty zgonu, a w przypadku zgonu, który nastąpił na
skutek choroby zakaźnej 24 godzin od jego zaistnienia. Akt zgonu sporządzany
jest na podstawie wspominanej karty zgonu i protokołu dokumentującego
zgłoszenie zgonu podpisanego przez osobę zgłaszającą zgon i kierownika urzędu
stanu cywilnego. Tak jak w przypadku aktu urodzenia czy aktu małżeństwa
wydawany jest jeden bezpłatny, skrócony odpis aktu zgonu. Dopiero po
zarejestrowaniu zgonu, możliwy jest pochówek. Zarejestrowanie zgonu w urzędzie
stanu cywilnego spowoduje unieważnienie dowodu osobistego osoby zmarłej.
Treść aktów stanu
cywilnego, zapisana na kartach księgi stanu cywilnego, tylko w wyjątkowych
sytuacjach może ulec zmianie. Wzmianka dodatkowa informuje o wystąpieniu
zdarzenia wpływającego na treść lub ważność pierwotnego aktu (np. orzeczenie o
zaprzeczeniu ojcostwa). Przypisek informuje o pozostałych rodzajach aktów stanu
cywilnego dotyczących tej samej osoby (przede wszystkim w akcie urodzenia
dodaje się sygnaturę aktu małżeństwa i zgonu). Unieważnienie aktu stanu
cywilnego może nastąpić orzeczeniem sądu (niezgodność z prawdą, niewiarygodność)
lub decyzją właściwego wojewody (zduplikowane akty). Sprostowanie redakcji aktu
albo ustalenie treści aktu (w razie jego unieważnienia lub niemożności
rejestracji we właściwym trybie) dokonuje sąd - wyjątkiem są oczywiste błędy
pisarskie, które prostuje w drodze decyzji administracyjnej kierownik USC.
Odtworzenie aktu następuje przed USC w razie zaginięcia lub zniszczenia (całości lub części)
księgi stanu cywilnego, w której znajdował się akt; odtwarza się go na
podstawie zachowanych odpisów.
Akt stanu cywilnego
powinien zawierać tylko dane wymagane przez prawo. W szczególności w akcie
stanu cywilnego nie można zamieszczać danych naruszających dobra osobiste.